Wirtschaftliche Substanz – Überprüfen Sie jetzt Ihr Geschäftsmodell

Ergreifen Sie umgehend Maßnahmen zur Überprüfung Ihres Rahmens, insbesondere wenn Sie in Jurisdiktionen tätig sind, in denen die Einhaltung der Vorschriften strenger geworden ist. Neue Regeln wurden kürzlich von der OECD erlassen, die Unternehmen in Nullsteuergebieten betreffen und Unternehmen dazu zwingen, umfangreiche Aktivitäten vor Ort nachzuweisen. Unternehmen müssen die kontinuierliche Überprüfung durch die Steuerbehörden hinsichtlich der Frage beachten, ob sie wirklich über die bloße Registrierung hinausgehende, sinnvolle Tätigkeiten ausüben.

Bewerten Sie Ihre aktuelle Struktur und Ihre Abläufe, um festzustellen, ob sie ausreichend Substanz aufweisen, um Bußgelder und Strafen zu vermeiden. Wenden Sie sich an Ihren Dienstleister, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Anmeldungen Ihrer Gruppe die Kriterien erfüllen, die in diesen neuen Vorschriften festgelegt sind. Zusätzliche Schritte können erforderlich sein, um sich an die rechtlichen Erwartungen anzupassen, insbesondere angesichts der Diskussionen über Substanzanforderungen.

Nehmen Sie eine detaillierte Überprüfung Ihrer einkommensschaffenden Aktivitäten vor. Ihre Tätigkeiten sollten ein echtes wirtschaftliches Engagement widerspiegeln, da die lokalen Behörden zunehmend wachsam sind. Es ist von entscheidender Bedeutung zu analysieren, ob Ihre Gruppe ihre Präsenz auf der Insel durch greifbare Aktivitäten, die Einnahmen generieren und einen echten Mehrwert schaffen, belegen kann. Eine Nichtanpassung kann Ihre Gruppe in Zukunft erheblichen Risiken aussetzen.

Was sind die wirtschaftlichen Substanzanforderungen?

In bestimmten Jurisdiktionen registrierte Unternehmen müssen ausreichende Aktivitäten nachweisen, die auf ihre Kerntätigkeiten abgestimmt sind. Die Anforderungen umfassen strukturelle und operative Aspekte, um die Einhaltung sicherzustellen. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

Aspekt	Anforderung
Physische Präsenz	Eine Mindestanzahl von Mitarbeitern muss sich in der Jurisdiktion aufhalten.
Aktivitäten	Die Unternehmen müssen Tätigkeiten ausüben, die für ihre Geschäftsart relevant sind, und sicherstellen, dass die Tätigkeiten über die administrativen Anforderungen hinausgehen.
Einkommensgenerierung	Die Unternehmen müssen die Einkommensgenerierung aus ihren lokalen Aktivitäten nachweisen; der Nutzen sollte die Kosten übersteigen.
Vermögenswerte	Der Besitz bedeutender Vermögenswerte innerhalb der Jurisdiktion ist erforderlich, insbesondere für Leasinggeschäfte.
Entscheidungsfindung	Die wichtigsten Management- und Entscheidungsprozesse sollten innerhalb der Jurisdiktion stattfinden.

Für Unternehmen in Branchen wie Versicherungen und Leasing können spezifische Standards gelten. Bis Juni 2023 müssen Unternehmensbewertungen stattfinden, um Benachrichtigungen über Nichtkonformität zu vermeiden, da sich die Fristen rasch nähern. Die Überarbeitung operativer Strategien bis September ermöglicht es den Unternehmen, sicherzustellen, dass sie die Anforderungen effektiv erfüllen und nicht als von ihren Aktivitäten ausgenommen eingestuft werden.

Regelmäßige Überprüfungen dieser Elemente können vor potenziellen Strafen schützen und das Ansehen des Unternehmens innerhalb und außerhalb von Guernsey verbessern, wodurch die Einhaltung der vorgeschriebenen Standards sichergestellt wird.

Identifizieren Sie Kerntätigkeiten, die wirtschaftliche Substanzregeln auslösen

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen die Unternehmen Kerntätigkeiten identifizieren, die die Regeln bestimmter Behörden auslösen. Zu diesen Tätigkeiten gehören häufig die Generierung von Einnahmen, die Verwaltung von Vermögenswerten und die Ausführung strategischer Entscheidungen. Bewerten Sie jede Funktion sorgfältig, um festzustellen, ob sie die erforderlichen Kriterien erfüllt.

Ein wichtiger Aspekt ist die Anzahl der Tätigkeiten, die mit der Erzielung von Gewinnen verbunden sind. Wenn ein Unternehmen nur an einer begrenzten Anzahl von Tätigkeiten beteiligt ist, kann es Schwierigkeiten haben, die erforderliche wirtschaftliche Präsenz gemäß dem maßgebenden Rahmen nachzuweisen.

Priorisieren Sie die Bewertung von Geschäftstätigkeiten wie das Halten und Verwalten von Investitionen, die Herstellung oder das Erbringen bestimmter Dienstleistungen. Jede dieser Funktionen hat einzigartige Konsequenzen und kann von der zuständigen Behörde unterschiedlich beurteilt werden.

Unternehmen, die Befreiungen in Anspruch nehmen, müssen eine Erklärung abgeben und sicherstellen, dass sie über geeignete Unterlagen verfügen, um ihre Entscheidungen zu untermauern. Dieser Ansatz minimiert die mit der Nichteinhaltung verbundenen Risiken, da die Behörden die Tätigkeiten möglicherweise genau prüfen, um zu überprüfen, ob sie mit der etablierten Definition qualifizierender Tätigkeiten übereinstimmen.

Es ist wichtig, im Laufe der Zeit eine gründliche Analyse durchzuführen, da sich die geschäftlichen Anforderungen und die regulatorischen Erwartungen ändern können. Regelmäßige Bewertungen helfen den Unternehmen, sich an neue Anforderungen anzupassen und Strafen zu vermeiden.

Das Versäumnis, Kerntätigkeiten im Einklang mit den Regeln zu identifizieren und aufrechtzuerhalten, kann zu unzumutbaren Unternehmenshaftungen führen. Daher sollten Unternehmen proaktiv sein und sicherstellen, dass ihre Tätigkeiten mit den Erwartungen übereinstimmen, die im geltenden regulatorischen Rahmen dargelegt sind.

Stellen Sie die Governance, die Entscheidungsfindung und das Management dar, um Substanz nachzuweisen

Richten Sie klare Governance-Rahmen ein, die die Verantwortlichkeiten für die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen abgrenzen. Dies sollte die Identifizierung wichtiger Beteiligter für die Einreichungs- und Vorlageprozesse beinhalten, um sicherzustellen, dass alle Aspekte transparent und dokumentiert sind. Jede Partnerschaft muss in die operative Strategie eingebunden werden, um die mit Steuervermeidungssystemen verbundenen Risiken zu mindern.

Implementieren Sie ein System von Kontrollen und Ausgleichen, bei dem die Tätigkeiten mit dem Fokus auf die Deklaration echter Substanz verwaltet werden, wodurch Aktivitäten mit geringer Priorität vermieden werden. Dies erfordert die regelmäßige Überprüfung von Richtlinien, um sie an die Branchenpraktiken und die regulatorischen Vorschriften anzupassen.

Jede Investition muss strategisch bewertet werden, um ihre Auswirkungen auf die Substanzanforderungen zu bestimmen. Die Beziehungen zwischen verschiedenen operativen Einheiten sollten dargelegt werden, um eine kohärente Anstrengung in der Governance zu demonstrieren. Die Folgen fehlender Transparenz können zu erheblichen regulatorischen Herausforderungen führen, insbesondere für multinationale Unternehmen.

Stellen Sie sicher, dass Teams aus allen Branchen koordiniert werden, um Einblicke in die effektive Verwaltung von Substanz auszutauschen. Regelmäßige Audits erleichtern kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen, die erforderlich sind, um die Integrität der Tätigkeiten zu stärken. Auf diese Weise können Organisationen einen nachhaltigen Weg einschlagen, der mit den Compliance-Standards übereinstimmt.

Überprüfen Sie die Substanz anhand von Personal, Räumlichkeiten und Ausgaben

Beurteilen Sie die Präsenz von qualifiziertem Personal in verschiedenen Sektoren. Stellen Sie sicher, dass die Teams über die entsprechenden Lizenzen und Fachkenntnisse verfügen, um sie an die operativen Bedürfnisse anzupassen. Dokumentieren Sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar in Ihren Anmeldungen, um eine echte Tätigkeit zu etablieren.

Untersuchen Sie die physischen Räumlichkeiten sorgfältig. Vergewissern Sie sich, dass der Standort für die Art der Tätigkeiten, die durchgeführt werden, geeignet ist. Die Räumlichkeiten sollten den gesamten Servicerahmen ohne Unklarheiten unterstützen. Hochrisikobenachrichtigungen über unzureichende Präsenz können zu einer genauen Prüfung führen, daher ist eine genaue Überprüfung unerlässlich.

Überprüfen Sie die Ausgaben regelmäßig. Analysieren Sie die Kosten im Zusammenhang mit Räumlichkeiten und Personal, um zu bestätigen, dass die finanziellen Abflüsse mit den deklarierten Tätigkeiten übereinstimmen. Implementieren Sie Strategien für eine klare Verfolgung und Dokumentation dieser Ausgaben, um Komplikationen während der Audits zu vermeiden.

• Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Mitarbeiter in wesentliche Entscheidungsprozesse eingebunden sind.
• Überprüfen Sie die vertraglichen Vereinbarungen mit lokalen Dienstleistern, um die Abhängigkeit von lokalem Fachwissen zu validieren.
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, die echte wirtschaftliche Aktivitäten im Gastland widerspiegeln.

Ein umfassender Ansatz schützt vor Herausforderungen, die sich aus regulatorischen Änderungen ergeben können, insbesondere in Jurisdiktionen, die als risikoreich gelten. Experten empfehlen regelmäßige Bewertungen, um potenziellen Compliance-Problemen einen Schritt voraus zu sein.

Führen Sie zeitnahe Bücher, Verträge und unterstützende Unterlagen

Eine vollständige und genaue Buchführung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um seinen regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen. Es wird empfohlen, dass alle Transaktionen zeitnah dokumentiert werden, um die gegenüber den Aufsichtsbehörden abgegebenen Erklärungen zu untermauern. Dazu gehört die Führung von Finanzunterlagen, aus denen klar hervorgeht, wie Gelder generiert und ausgegeben werden, zusammen mit den entsprechenden Verträgen, in denen die Bedingungen und Konditionen aufgeführt sind.

Jede Gruppe sollte regelmäßige Bewertungen durchführen, um festzustellen, ob die Dokumentation die aktuellen Tätigkeiten und die finanzielle Solidität widerspiegelt. Dies kann die Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden während der Audits etwas erleichtern. Seien Sie proaktiv: Beginnen Sie mit der Erstellung der erforderlichen Aufzeichnungen von Beginn jeder Tätigkeit an, da dies die Einhaltung erleichtert und im Falle von Anfragen Klarheit schafft.

Insbesondere Lizenzinhaber müssen sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen nicht nur genau, sondern auch vollständig sind. Die Ausgaben sollten bis ins letzte Detail verfolgt werden, insbesondere im Dezember, wenn viele Unternehmen ihre Finanzbücher abschließen. Diese Sorgfalt ist wichtig, um Ansprüche zu untermauern und sich gegen potenzielle Streitigkeiten zu verteidigen.

Fehlt eine gut geführte Dokumentation, riskiert ein Unternehmen, mit Herausforderungen konfrontiert zu werden, die seine Tätigkeiten behindern können. Legen Sie daher großen Wert auf die Einrichtung von Verfahren zur Buchführung, die sowohl mit den regulatorischen Anforderungen als auch mit den besten Praktiken innerhalb der Branche übereinstimmen.

Führen Sie eine praktische Selbsteinschätzung durch und erstellen Sie eine Berichtsvorlage für Substanz

Erstellen Sie zunächst eine Checkliste, die auf die von internationalen Aufsichtsbehörden festgelegten Anforderungen abgestimmt ist. Dies sollte die allgemeinen Erwartungen an Unternehmen in risikoreichen Branchen berücksichtigen, insbesondere solche mit Sitz in Jurisdiktionen wie der Britischen Insel.

Berücksichtigen Sie die folgenden Elemente für Ihre Selbsteinschätzung:

• Einhaltung der lokalen und internationalen Gesetze, die für Ihre Tätigkeiten relevant sind.
• Dokumentation der physischen Präsenz in der Jurisdiktion, einschließlich Büroflächen und lokalem Personal.
• Nachweis von Entscheidungsprozessen, die innerhalb des relevanten Gebiets stattfinden.
• Detaillierte Angaben zu allen wesentlichen Ausgaben, die die operative Tätigkeit belegen, wie z. B. Gehälter, Miete und Nebenkosten.

Strukturieren Sie als Nächstes Ihre Berichtsvorlage für Substanz, um die folgenden Abschnitte aufzunehmen:

1. Unternehmensübersicht: Kurze Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen und der Geschäftstätigkeiten.
2. Operative Details: Informationen über Standorte, Mitarbeiter und genutzte Ressourcen.
3. Finanzielle Aktivitäten: Aufschlüsselung der Ausgaben und Einnahmequellen.
4. Compliance-Prüfungen: Bericht über frühere Benachrichtigungen und alle Partnerschaften, die zur Sicherstellung der Einhaltung von Normen geschlossen wurden.
5. Bewertungsergebnisse: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und skizzieren Sie die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um festgestellte Lücken zu schließen.

Dokumentieren Sie jeden Schritt, um Klarheit für die Aufsichtsbehörden zu gewährleisten, die Ihre Compliance überprüfen. Indem Sie diese Anforderungen erfüllen, bereiten Sie sich nicht nur darauf vor, der anstehenden Prüfung standzuhalten, sondern positionieren auch Ihren Fonds oder Ihre Agentur so, dass sie in einem wettbewerbsorientierten Umfeld erfolgreich sein können.

Bewerten Sie diese Dokumentation zuletzt nach wesentlichen operativen Änderungen oder auf Anfrage der Aufsichtsbehörden erneut, um Probleme zu vermeiden, die sich aus der Aufsicht über die Compliance-Maßnahmen ergeben.