Étendue du projet

Définir les principaux livrables et les limites dans les 24 heures suivant le lancement. Cette décision rapide et ciblée ancre la planification de tous les étages, garantissant que les équipes s'alignent sur ce qui compte le plus dès le départ.

Recueillir les commentaires des responsables des produits, des installations et des opérations pour établir un document de portée commun. Inclure des définitions explicites pour les makerspaces et les laboratoires, en précisant les équipements, les logiciels et les exigences de sécurité inclus. Un document de portée de deux pages qui associe les livrables aux espaces permet d'éviter les mauvaises interprétations et de réduire les retouches ultérieures.

Adopter une approche flexible en divisant le projet en étapes avec des points de contrôle clairs. Chaque point de contrôle autorise la prochaine tranche de travail et permet des ajustements mineurs dans les limites principales. Utiliser un processus de modification simplifié qui enregistre les décisions, les responsables et l'impact sur le calendrier et les coûts.

Suivre une cadence pratique en 5 étapes : 1) définir les exigences principales ; 2) séparer les activités incluses dans le périmètre de celles qui n'en font pas partie ; 3) cartographier les dépendances entre les étages et les interfaces ; 4) définir des jalons concrets et des critères d'acceptation ; 5) mettre en œuvre un examen hebdomadaire de la portée avec les décideurs et les responsables désignés, en assurant l'harmonisation entre les équipes et les sites.

Calendrier de construction : Phases, jalons, livrables essentiels

Définir un calendrier de référence de 20 semaines pour une installation typique de deux étages, affecter un responsable dédié à chaque phase et organiser des examens hebdomadaires pour valider l'avancement par rapport aux principaux jalons. Identifier rapidement les éléments à long délai de livraison, obtenir des dates de livraison fermes auprès des fournisseurs et aligner les makerspaces et les laboratoires sous la même conception de base afin de minimiser les retouches et les modifications de l'agencement. Mettre en place une planification flexible de l'espace afin de permettre de futures reconfigurations sans perturbation majeure.

La phase 1 (semaines 1 à 4) couvre la conception et les autorisations. Les résultats comprennent l'ensemble de la conception finale, l'ensemble des autorisations, le plan de sécurité incendie et de maintien de la vie, les demandes d'autorisation et les plans d'atelier coordonnés pour les étages afin de prendre en charge des agencements flexibles.

La phase 2 (semaines 5 à 9) couvre la préparation du site et la construction de la structure. Les activités comprennent la mobilisation, les travaux de fondation, la structure de base, les escaliers et les ascenseurs, ainsi que la coordination initiale de la mécanique, de l'électricité et de la plomberie. Les livrables comprennent les plans de fondation, l'achèvement de la structure de base et les plans de coordination mis à jour pour les systèmes mécaniques, électriques et de plomberie.

La phase 3 (semaines 10 à 16) porte sur l'aménagement intérieur des makerspaces et des laboratoires. L'approche utilise des meubles modulaires, des cloisons flexibles, des services fixes dans une bande centrale et des chemins de câbles pour les données et l'alimentation. Les livrables comprennent les calendriers de finition, les listes d'équipement et les systèmes testés pour les paillasses de laboratoire et les zones d'atelier.

La phase 4 (semaines 17 à 20) couvre la mise en service et la remise. Les activités comprennent les essais des systèmes, la formation à la sécurité, les plans de récolement, les manuels d'utilisation et la documentation de transfert. Le permis d'occupation final dépend de l'achèvement des essais et de l'approbation des autorités.

Phases et jalons

Jalons par phase : gel de la conception à la semaine 4 ; délivrance du permis à la semaine 5 ; coulage des fondations à la semaine 6 ; structure de base et étages prêts à la semaine 9 ; installation initiale de la mécanique, de l'électricité et de la plomberie achevée à la semaine 11 ; aménagement intérieur prêt à la semaine 16 ; essais de mise en service terminés à la semaine 19 ; délivrance du permis d'occupation à la semaine 20.

Livrables essentiels

La phase 1 fournit : l'ensemble de la conception finale, l'ensemble des autorisations, et le plan de sécurité incendie et de maintien de la vie. La phase 2 fournit : les plans de fondation, l'achèvement de la structure de base et la coordination MEP mise à jour. La phase 3 fournit : les calendriers de finition, les listes d'équipement et les paillasses de laboratoire avec les services validés. La phase 4 fournit : les rapports de mise en service, les plans de récolement et le manuel d'utilisation.

Écosystème de soutien à l'innovation : Programmes, mentorat, espaces de collaboration

Lancer trois volets harmonisés : l'admission, le développement et la mise à l'échelle, avec des jalons hebdomadaires et des examens trimestriels. Placer les activités sur trois étages afin d'optimiser le flux : l'étage 1 gère l'admission et le prototypage rapide, l'étage 2 accueille le mentorat et les ateliers, l'étage 3 héberge les laboratoires de collaboration et les salles de démonstration. Le plan est axé sur les installations de base : laboratoires, makerspaces flexibles et centres d'équipement communs pour accélérer le prototypage.

Programmes

Organiser trois cohortes annuelles de 8 à 12 équipes sur 12 semaines, avec des sprints hebdomadaires et une journée de démonstration finale. Chaque cohorte reçoit jusqu'à 15 000 $ en crédits de prototypage et a accès à l'équipement partagé entre les étages. Offrir des volets pour le matériel, les logiciels et l'impact social afin de favoriser la collaboration transdisciplinaire, et mettre en œuvre une admission continue avec un examen de 45 jours et un accueil de 30 jours. Suivre les résultats tels que les produits minimum viables déployés, les projets pilotes formés avec des partenaires externes et le financement subséquent obtenu dans les 12 mois.

Mentorat et espaces de collaboration

Attribuer un mentor dédié à chaque équipe pendant six mois, en visant un ratio maximal de mentor par équipe de 1:2. Prévoir des heures de bureau mensuelles et une analyse approfondie trimestrielle, ainsi que 4 heures de séances animées par un mentor par mois. Créer des espaces de collaboration à tous les étages avec des meubles modulaires, des cabines insonorisées et des tableaux blancs numériques, ainsi qu'une zone de laboratoire équipée d'imprimantes 3D, de découpeuses laser, de stations de soudure et de bancs d'essai. Faire passer les équipes dans les zones afin d'encourager la pollinisation croisée et d'organiser des séances hebdomadaires de « laboratoire ouvert » afin de faire ressortir les leçons et d'inviter des experts externes. Mesurer le succès par le nombre d'heures d'engagement des mentors, le nombre de projets inter-équipes lancés et le taux auquel les prototypes atteignent les projets pilotes.

Conception durable ; Gestion des ressources : Énergie, eau, matériaux

Fixer un objectif de réduction de 25 % de la consommation d'énergie dans les installations de base ; se concentrer sur les laboratoires et les makerspaces flexibles au sein des installations : mettre en œuvre un éclairage DEL, des commandes intelligentes et un sous-comptage dans les espaces.

Énergie

Remplacer l'éclairage fluorescent par des luminaires DEL ; installer des détecteurs de présence dans les laboratoires et les espaces publics ; ajouter des variateurs de vitesse sur les pompes et les ventilateurs ; déployer des détecteurs de CO2 pour la ventilation à la demande, le cas échéant ; installer un sous-comptage par étage et par zone et le relier à un tableau de bord centralisé ; ajouter des panneaux solaires sur place pour compenser de 10 à 20 % des besoins annuels en électricité ; effectuer une mise en service après chaque mise à niveau et examiner les données des compteurs tous les trimestres.

Eau et matériaux

Eau : installer des appareils à faible débit dans les toilettes et les laboratoires ; envisager la récupération de l'eau de pluie pour les utilisations non potables ; optimiser l'irrigation grâce aux données météorologiques et aux commandes intelligentes ; fixer un objectif de réduction de 20 à 30 % de la consommation d'eau potable lors des rénovations ; assurer le suivi à l'aide de compteurs d'eau et mettre en œuvre la détection des fuites dans toutes les installations.

Matériaux : sélectionner du béton contenant des matériaux recyclés, du bois certifié FSC et de l'acier recyclé dans la mesure du possible ; utiliser des adhésifs et des produits d'étanchéité à faible teneur en COV ; privilégier les composants préfabriqués afin de réduire les déchets ; concevoir en vue du démantèlement afin de prolonger la réutilisation ; s'approvisionner dans un rayon de 400 km afin de réduire les émissions liées au transport ; assurer le suivi du carbone incorporé pour les principaux composants et viser une réduction de 15 à 25 % sur un horizon pluriannuel.

Infrastructure technologique : BIM, IdO, plateformes de données, sécurité

Commencer par une infrastructure de données de base : faire du BIM la seule source fiable et le connecter aux flux d'IdO en direct par le biais d'une plateforme de données évolutive.

• Le BIM comme chef d'orchestre principal entre les étages : Modéliser les espaces au niveau de l'étage, baliser les actifs, attribuer les responsables et joindre les périodes de maintenance. Viser un niveau de développement 350 pendant la conception et un niveau de développement 400 pour la fabrication ; s'assurer que les événements de modification du modèle sont transmis à la plateforme de données en quelques secondes pour déclencher les flux de travail.
• Intégration de l'IdO et gouvernance des appareils : Déployer des capteurs pour la température, l'humidité, l'occupation et les vibrations dans les installations essentielles : 6 à 12 capteurs par 1 000 m2 dans les laboratoires et les makerspaces ; 2 à 4 capteurs par 1 000 m2 dans les bureaux. Utiliser un protocole de données normalisé, tenir à jour un registre des appareils et permettre la gestion du cycle de vie. Acheminer les données vers des flux centraux avec des schémas clairs.
• Plateformes de données et gouvernance : Mettre en place une plateforme de données unifiée qui reçoit les données BIM, les flux de technologie opérationnelle et les journaux ; prendre en charge les tableaux de bord en temps réel, l'analyse par lots et les contrôles de la qualité des données ; appliquer la conservation des données : 5 ans pour les opérations, 7 ans pour l'historique des actifs ; objectifs de latence : moins de 5 secondes pour les mesures essentielles, moins de 60 secondes pour les autres.
• Sécurité et gestion des risques : Appliquer la confiance zéro, l'authentification multifacteur, le contrôle d'accès basé sur les rôles et la micro-segmentation ; chiffrer les données au repos et en transit ; analyses de vulnérabilité hebdomadaires ; intervention en cas d'incident dans les 24 heures ; établir des contrôles d'accès aux installations et une segmentation du réseau pour les zones sensibles.
• Harmonisation des installations et de l'organisation : Utiliser les makerspaces et les installations flexibles pour mettre à l'essai les modifications ; effectuer des sprints trimestriels pour affiner les modèles ; fournir des tableaux de bord aux gestionnaires d'installations ; former les équipes à travailler avec l'infrastructure intégrée.

Intervenants, gouvernance, sources de financement : Rôles, partenariats

Établir une carte officielle des intervenants dans les 14 jours et publier une charte de gouvernance qui définit clairement les droits de décision, les voies de recours et la responsabilité des activités principales dans les étages et les installations : laboratoires, makerspaces et bureaux.

Former un groupe de direction de 9 à 12 membres, nommer deux coprésidents, se réunir mensuellement et exiger des seuils d'approbation pour les budgets supérieurs à 100 000 $. Créer une matrice RACI pour éviter les chevauchements et assurer la participation des partenaires essentiels dès le début du processus.

Intervenants et rôles

Les intervenants internes comprennent le commanditaire principal, le chef de programme, le responsable des opérations, le contrôleur financier et l'agent de liaison juridique et de conformité. Les intervenants externes fournissent des ressources et une légitimité : laboratoires universitaires, partenaires industriels, organismes communautaires, clients et bailleurs de fonds. Attribuer une responsabilité claire pour chaque volet de travail, établir des transferts entre les étages et les installations : laboratoires, makerspaces et bureaux, et intégrer une boucle de rétroaction dans les examens trimestriels. Les activités principales bénéficient d'un financement prioritaire et d'une attention particulière en matière de gouvernance afin de maintenir l'harmonisation avec la portée.

Sources de financement et partenariats

Les sources de financement comprennent les subventions provenant de sources publiques et privées, les recettes de services provenant de l'accès aux laboratoires, la location d'équipement et les programmes de formation, les commandites et les contributions en nature. Viser une combinaison équilibrée : 40 à 50 % de subventions, 25 à 35 % de services, 15 à 25 % de commandites, avec des prévisions régulières sur 12 mois et une réserve de prévoyance de 5 %.

Les partenariats s'alignent sur la portée du projet par le biais de protocoles d'entente qui couvrent les activités conjointes, le partage des coûts, les conditions de propriété intellectuelle et la gouvernance des données. Établir des agents de liaison avec les partenaires, organiser des examens conjoints trimestriels et documenter les mesures de réussite telles que les nouveaux projets cofinancés, le nombre de réservations d'installations partagées et le délai de signature des renouvellements d'ententes.